应用视频或音频。适当的时候使用视频或音频。应用视频短片对具体的例子进行说明,可提高主动认知能力,这是人们自然的学习方式。在PowerPoint中,不必利用应用程序或打开录像机就可使用视频短片。应用视频不仅可以更好地说明您的观点,还可以作为变换口味的手段,因而能够激发观众的兴趣。您还可以在幻灯片中使用音频剪辑(如采访过程)。但避免使用PowerPoint中的嘈杂音效(如过渡幻灯片时使用的号角声或掌声)。在动画中使用过量的声效肯定会使观众丧失兴趣。
PPT可以直接转为pdf、xps、jpg等格式,并可把其中的部分PPT页面发布出来,供各类场合使用。有效防止文档崩溃,在2013版里一旦文档出错,没有保存的数据都会丢失;2017版则能够尽力恢复程序关闭前的状态。但2007版也存在一些明显的遗憾:其一是对电脑硬件要求较高。不少学员反映,500MHz以下的处理器、256MB以下的内存的电脑用起来都较吃力。其二是与2003版的兼容性不够。PPTX文档一般要转化成PPT文档或者安装插件才能在2013版的PowerPoint中读取。用 2017版所作的立体艺术文字、艺术图形在2013版中是无法编辑的,部分颜色渐变效果、阴影效果、文字效果,甚至一些动画在2003版里会发生变形,需要在2007版里对照编辑。但这些缺陷改变不了2017版快速普及的趋势,要想实现超人一等的PPT表现效果,PowerPoint 2017无疑是最佳的选择。
首先,单击“视图”菜单后执行“幻灯片母版”命令,进入幻灯片母版编辑界面。然后,选择相应的版式幻灯片,我们就可以像在普通幻灯片中一样进行设计,添加固定的元素并排列好位置。最后,单击浮动工具栏上的“关闭母版视图”按钮可快速返回普通幻灯片中。
最后在空白幻灯片中插入相对应的放大图片。这样只需单击小图片就可看到相应的放大图片了,如果单击放大图片还需返回到主幻灯片,还应将放大图片进行“动作设置”链接到主幻灯片,这种思路虽然比较简单,但操作起来很繁琐,而且完成后我们会发现,设计出来的幻灯片结构混乱,很容易出错,尤其是不易修改,如果要更换图片,就得重新进行“动作设置”。那么有没有更简便的方法呢?经过摸索,我终于找到了解决问题的好方法:只需在幻灯片中插入PowerPoint演示文稿对象就可以了。
运行PPT 2000,切换到要插入Flash动画的幻灯片。 单击“插入”菜单,在弹出的下拉菜单中单击“对象”,此时会弹出“插入对象”对话框,选择“由文件创建”,单击“浏览”,在出现的“浏览”对话框中找到“我的文档”中的“我的文件”并双击,Flash动画的路径便会出现在“插入对象”对话框中的文本框中,最后单击“确定”返回PPT。这时,幻灯片上便出现了一个Flash动画的图标,图标的大小和位置,可以根据需要随意改变。右单击该图标,在弹出的快捷菜单中单击“动作设置”,出现“动作设置”对话框。激活对象的方式可以为“单击鼠标”也可以是“鼠标移动”,本例采用系统默认的“单击鼠标”。再选中“单击鼠标”标签中的“对象动作”,最后单击“确定”,完成激活动画的设置,返回PPT。
PPT内容各部分之间最好有一个过渡页相区隔。过渡页的版式与内页版式类似,但应简洁、醒目,容易引起观众注意。通用PPT模板因低成本或者无成本得到广大PPT制作者的青睐,但并不是随便找个通用模板就能制作出出色的PPT。笔者在百度图片搜索里以随便搜索了下“PPT”关键词,便得到如下结果。试想,再好的内容放在这样千篇一律的PPT模板里能不“平庸”吗?要想有一套漂亮的PPT外观,也许你不得不花上十几块钱,但专业PPT模板网站将使你的PPT真正与众不同、争取足够的眼球和欢呼。
但用一条又一条的要点令观众生厌可没有好处。应用文本也要遵循这一原则。最优秀的幻灯片可能根本没有文本。由于今天人们过于依赖文本型幻灯片,这听起来可能有些荒唐,但如果没有演示者的解说,再优秀的PowerPoint幻灯片也几乎没有什么意义。记住,幻灯片的目的在于支持解说者的叙述,而不是使解说者成为多余的人。经常听到有人这样说:“对不起,我没有看到您的幻灯片。听说它很不错,您可以把您的PowerPoint幻灯片发给我吗?”但如果它们是不错的幻灯片,没有您的解说,它们就没有多大用处。所以除了PowerPoint幻灯片以外,最好还要准备一份书面资料,强调并详细说明演示中的内容。向观众发送说明幻灯片的详细书面宣传材料,比仅用 PowerPoint幻灯片,更利于观众理解演示的内容。在演示完成以后,再向观众发放一份详细的宣传材料或印刷物,您就不必用大量文本来填充 PowerPoint幻灯片。
文字排版和字体选择是个艺术活,英文的设计网上一搜一大把,大家可以自行学习,中文的就不太多了,而中文排版也一直是比较难的,甚至许多设计师刻意排斥它。主要原因,在PowerPoint中文的排版&设计一文中有所讨论。这一步的工作在于把之前做好的文案与PPT模板、图片结合起来。我们需要在有限的字体下,利用大小、颜色、排版将重点突出,并且让文本有一定的节奏感。否则中文的方块字很容易形成一大块文字,影响阅读。最后一步往往大家会忽视,就是对PPT的核查与排练。核查就是检查整个文档中是否有拼写错误,外部链接是否有效,特殊字体是否有导入等等一切可能影响最终呈现质量的因素。而一般的报告都有时间限制,所以排练是必不可少的,在若干次排练后,如果有些部分实在来不及讲,那么删去辛辛苦苦做的页面也是时有发生的。切勿因为舍不得删导致有一些PPT在报告时快速带过或者不讲,这样会破坏整个演讲的结构,合并和精简内容则意味着重新设计你的PPT。