打开PPT演示文稿,单击“大纲”,在左侧“幻灯片/大纲”任务窗格的“大纲”选项卡里单击一下鼠标,按“Ctrl+A”组合键全选内容,然后使用“Ctrl+C”组合键或右键单击在快捷菜单中选择“复制”命令,将内容粘贴到Word里。这种方法会把原来幻灯片中的行标、各种符号原封不动复制下来。打开要转换的PPT幻灯片,单击“文件→发送→Microsoft Word”菜单命令。然后选择“只使用大纲”单选按钮,并单击“确定”按钮,等一会就发现整篇PPT文档在一个Word文档里被打开。在转换后会发现Word有很多空行。在Word里用替换功能全部删除空行可按“Ctrl+H”打开“替换”对话框,在“查找内容”里输入“^p^p”,在“替换为”里输入“^p”,多单击几次“全部替换”按钮即可。(“^”可在英文状态下用“Shift+6”键来输入)。
很多人总是说PPT上不要写很多字,以至极端地以为在一页上不要超越7个字,鞭挞那些在PPT上写了很多字的人。我觉得这种观念,没有分清楚事实上是存在 演示类的PPT和“演示+阅读”的PPT。为什么很多咨询公司的PPT上面会写很多的内容呢?那是由于,不只是通知说服管理者采取某种行动,还要细致地阐明缘由和如何行动。假如每页只写7个字,难道要客户记住咨询演讲者讲的每一句话吗?客户如何依照咨询演讲者的倡议行动呢?所以,有的时候,PPT上还是要写上比较多的字来细致阐明一个道理。
在网页浏览框中,输入想要插入PPT的网页网址,再点击右下角的“Preview”按钮,就可以预览效果了。如果想换个网页,极其简单,点击“Edit”按钮返回编辑界面,直接输入新的网址就OK啦。设置好之后,无需进行其他任何操作,在启动PPT演示的时候,它就会自动载入网页。而且它就是嵌入幻灯片之中的,跳到下一张之后网页就没有了,返回后它又会出现,非常的方便。
相信很多爱好者的硬盘里都存有不少优秀的PPT作品,他山之石可以攻玉本就是事半功倍的聪明之举,但是现实情况却不是如此,曾经和多个爱好者聊过这个问题,说自己平时看见好看的模板就下载下来,几年下来存了几个G的模板,但是自己做起PPT还是无从下手,做出来的作品依然不尽如意。其实这个问题几乎每个人都遇到过,只不过有些人慢慢越过去了,有了自己的方法,有些人却置之不理了。归结起来无外乎几个方面:网上的模板中看不中用。网上很多PPT模板看起来是很高大上的,但是自己在实际工作中却很难用得上,这不是你的问题,是模板本身的问题。
但用一条又一条的要点令观众生厌可没有好处。应用文本也要遵循这一原则。最优秀的幻灯片可能根本没有文本。由于今天人们过于依赖文本型幻灯片,这听起来可能有些荒唐,但如果没有演示者的解说,再优秀的PowerPoint幻灯片也几乎没有什么意义。记住,幻灯片的目的在于支持解说者的叙述,而不是使解说者成为多余的人。经常听到有人这样说:“对不起,我没有看到您的幻灯片。听说它很不错,您可以把您的PowerPoint幻灯片发给我吗?”但如果它们是不错的幻灯片,没有您的解说,它们就没有多大用处。所以除了PowerPoint幻灯片以外,最好还要准备一份书面资料,强调并详细说明演示中的内容。向观众发送说明幻灯片的详细书面宣传材料,比仅用 PowerPoint幻灯片,更利于观众理解演示的内容。在演示完成以后,再向观众发放一份详细的宣传材料或印刷物,您就不必用大量文本来填充 PowerPoint幻灯片。
PPT可以直接转为pdf、xps、jpg等格式,并可把其中的部分PPT页面发布出来,供各类场合使用。有效防止文档崩溃,在2013版里一旦文档出错,没有保存的数据都会丢失;2017版则能够尽力恢复程序关闭前的状态。但2007版也存在一些明显的遗憾:其一是对电脑硬件要求较高。不少学员反映,500MHz以下的处理器、256MB以下的内存的电脑用起来都较吃力。其二是与2003版的兼容性不够。PPTX文档一般要转化成PPT文档或者安装插件才能在2013版的PowerPoint中读取。用 2017版所作的立体艺术文字、艺术图形在2013版中是无法编辑的,部分颜色渐变效果、阴影效果、文字效果,甚至一些动画在2003版里会发生变形,需 要在2007版里对照编辑。但这些缺陷改变不了2017版快速普及的趋势,要想实现超人一等的PPT表现效果,PowerPoint 2017无疑是最佳的选择。
制作Powerpoint演示的时候加入一些动画当然不错,但应坚持使用最精致、专业的动画。应该谨慎使用动画与幻灯片过渡,仅仅突出要点就可以了。对于要点来说,使用简单的从左至右显示的动画就行了,但移动(Move)或漂动(Fly)动画就显得过于沉闷与缓慢(然而,今天许多演示还使用这种形式的动画)。一帧接一帧的动画很快就会让听众感到厌烦。至于幻灯片之间的过渡,只需要使用二到三种类型的过渡特效,不要在所有幻灯片之间添加特效。
通常来说,表格最适于比较并行数据资料。但是,表格可能缺乏视觉效果。例如,如果您希望说明您们做出的贡献显著高于其它两个部门,最好以条线图的形式进行说明。但如果您希望弱化您们的贡献低于其它部门这一事实,用表格传达信息就可减少人们的注意力或感情色彩。建立一个视觉主题,但避免使用PowerPoint模板。很明显,在整个演示中,您需要一个一致的视觉主题,但PowerPoint中的大多数模板观众已经看了无数次(另外,用模板开始演示的效果并不那么强烈)。观众期待看到一个包含新鲜内容(至少对他们来说是这样)的独特演示;此外,观众为什么要参加您的演示呢?没有人会对千篇一律的演示感兴趣,因此我们必须避免使用辅助性的图片,如随处可见的PowerPoint设计模板,它只能说明演示非常刻板,或提前就设计完成了。
根据人的视觉习惯,左上角的画面往往最先看到;中间的画面往往冲击力最强。所以我们一般会把标题和logo放在上面,把最重要的内容放在中间。PPT动画,能够把本来在一页显示的内容多画面显示,类似flash的表现效果,给观众和演讲者带来的感官享受只有一个字——“爽”。把无关紧要的内容都做成相似的颜色,包括色彩、明度、色调等,而需要突出的内容则拉大与前者之间的对比度。自然,观众会记住“另类”,与众不同的自然能得到额外关注。在深色画面上突出浅色或者在浅色画面上突出深色都能收到突出的效果。根据人的视觉习惯,左上角的画面往往最先看到;中间的画面往往冲击力最强。所以在锐普PPT以往的案例中,我们一般会把标题和logo放在上面,把最重要的内容放在中间。